Administrative Assistant

PT Vale Eksplorasi Indonesia merupakan sebuah perusahaan multinasional yang menghasilkan berbagai produk pertambanganyang didirikan pada tahun 1942 dan berbasis di Rio de Janeiro.

Calon kandidat yang berminat, silahkan isi formulir di link berikut: LAMAR DISINI

Tentang Posisi:

Mengelola, mengatur, dan meningkatkan pengelolaan properti secara keseluruhan termasuk manajemen fasilitas, perbaikan & pemeliharaan kantor. Urusan umum juga bertanggung jawab untuk mengawasi agensi manajemen perjalanan, tenaga kebersihan, tempat tinggal, dan transportasi kantor; bertanggung jawab untuk pengaturan tempat, akomodasi, perlengkapan kantor, dan tugas lain sesuai kebutuhan bisnis.

Tanggung Jawab:

• Mengelola kantor perusahaan di tiga lokasi berbeda, mulai dari operasi sehari-hari, pemeliharaan kantor, perlengkapan kantor, memelihara hubungan gedung dan penyewa serta mengelola kontraktor pembersih dan sopir.

• Bertanggung jawab untuk melaksanakan dan mengelola kontrak dan vendor (misalnya proses tender dari awal hingga akhir, PIC vendor, dan kontrol kontrak).

• Mengelola unit hunian sewa jangka panjang perusahaan dari permintaan penggunaan sehari-hari, pantry dan perlengkapan lainnya serta mengelola kontraknya.

• Mengawasi agen perjalanan implant untuk melaksanakan kegiatan sehari-hari yang terkait dengan perjalanan bisnis, termasuk akomodasi.

• Bertanggung jawab untuk berhubungan dengan perwakilan Agen Perjalanan tentang faktur, masalah terkait situs web agen perjalanan, rekapitulasi penerbangan & hotel untuk tujuan pelaporan.

• Bertanggung jawab untuk memantau dan memastikan bahwa staf mematuhi peraturan perjalanan bisnis.

• Bertanggung jawab untuk berhubungan dengan tempat pertemuan/acara, proses dari awal hingga akhir mulai dari proposal hingga faktur.

• Bertanggung jawab untuk menangani operasional transportasi kantor sehari-hari dan mengawasi Sopir yang ditugaskan dari perusahaan rental.

• Keterlibatan Karyawan - bekerja erat dengan HR untuk mencapai pengaturan papan bunga untuk karyawan dan keluarganya untuk perayaan pernikahan dan pemakaman; hampers buah untuk karyawan yang dirawat di rumah sakit, kue ulang tahun untuk perayaan ulang tahun, dan hampers kelahiran untuk karyawan (atau istri) yang melahirkan.

• Aset Urusan Umum - Bekerja erat dengan konsultan untuk menciptakan dan memutuskan alur persetujuan aset Urusan Umum dan menciptakan SOP baru.

• Mengelola semua vendor di bawah GA dari kontrak mereka, pengiriman layanan dan barang, pembayaran faktur serta mengawasi kinerja mereka.

• Gelar sarjana minimal di posisi terkait

• 5 – 7 tahun pengalaman progresif dalam melakukan berbagai tugas kantor, administratif, dan layanan pelanggan.

• Mampu mengelola proses dan menganalisis informasi secara efektif.

• Familiar bekerja dengan aplikasi Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint.

• Keterampilan Bahasa Inggris yang baik (lisan & tulisan) adalah suatu keharusan.

• Mampu mengelola waktu dan menangani beberapa tugas.

• Mampu bekerja secara mandiri/dengan pengawasan yang lebih sedikit.

• Bersedia bekerja lembur untuk menyelesaikan pekerjaan.